Archiv für den Monat: März 2020

Führen in der Krise gleicht einem akrobatischen Kunststück

Wir schreiben Woche 2 der Corona-Arbeit im Home-Office. Das Führen in und durch diese Krise kann sich schon mal anfühlen als würde man ein akrobatisches Kunststück vollbringen – manchmal ohne dafür aufgewärmt zu sein. Es ist ungewohnt auf Distanz zu seinen Mitarbeiter*innen, zu Partner*innen und Lieferanten sein oder jede/n im eigenen Zuhause zu betrachten. Weit weg und durch die Technik doch nahe.

Zum Glücken können wir für die aktuelle Krise von virtuellen Teams lernen, die schon Erfahrungen mit dem Führen auf Distanz gemacht haben. Deren erste Empfehlung: Entwickeln Sie eine gute Struktur und eine gemeinsame Kultur. Einiges dazu habe ich Ihnen in den Artikel der vergangenen Tage schon empfohlen.

  • Klare Kanäle vereinbaren: nachzulesen >> hier 
  • Wie organisieren wir dann wirklich den ersten digitalen Jour fix samt Checklisten.
    Mehr >> hier und
  • Ideen für sozialen Austausch: >> hier 

Die zweite Empfehlung lautet: Überdenken Sie Ihr Führungsverhalten. Vor ein, zwei Tagen meinte eine Kundin, es würde sich anfühlen, als würde ihr alles entgleiten. Bisher wusste sie immer genau, wer woran arbeitete und wer welche Form der Unterstützung braucht. Das ist nun anders. Es kann sich wie ein Kontrollverlust anfühlen, den man mit noch mehr virtuellen Meetings zu kompensieren sucht. Führen in Zeiten der Distanz ist anders und es braucht eine andere Form zu führen. Überlegen Sie, wann und wie Sie Ihrem Team vertrauen. Überlegen Sie, wer welche Form an Anleitung und wer welche Form an Freiheit braucht. Das situative Führen wird in noch größerem Ausmaß als bisher notwendig sein. Mehr dazu demnächst bei uns.

Meine Bürokollegin Martina A. Friedl hat ebenfalls eine Liste zusammengestellt, was Führungskräften gegen die Angst in der Krise hilft: https://www.martinafriedl.com/was-tun-gegen-die-angst-ein-paar-ideen-von-meiner-seite/

Falls Sie noch mehr Empfehlungen lesen wollen von Menschen, die Erfahrungen im Führen virtueller Teams haben, kann ich Ihnen den Spiegel vom 11. März 2020 an Herz legen: Hier beschreibt Homeoffice-Expertin Teresa Bauer, welche Spielregeln Teams in der Kreise brauchen. Von der Klärung der Anwesenheiten bis zur Frage, wie schnell jede/r im Team auf Fragen antworten soll oder muss. Das Interview finden Sie >> hier 

Nähe auch in digitalen (Büro-)Zeiten

Wir sind soziale Wesen. Daher brauchen wir auch im Home-Office Ansprache und Bindung an unsere Kolleg*innen und Vorgesetzte. Aufgabe von Führungskräften ist es (trotz großer Distanz) Nähe im und zum Team herstellen – damit das Team arbeitsfähig bleibt. Denn in Zeiten der Krise wie jetzt braucht es mehr als Sachinformation und Aufgabenverteilung. Teams brauchen Sicherheit und Bestätigung, dass das, was sie machen, Sinn hat. Dass es sich auszahlt, home und office derzeit irgendwie unter einen Hut zu bringen. Dass es gemeinsam weitergeht.

Wie Führungskräfte als digitale Beziehungsmanager*innen den Spagat von sozialer Nähe und räumlicher Distanz schaffen können, dazu finden Sie ein paar Beispiele hier. Nachahmen erwünscht – passen Sie die Ideen aber an die Bedürfnisse Ihres Teams an!

Gemeinsam digital auf Pause gehen

Kaffeepausen im Analogen entlasten vielfach. Mal den Kopf frei kriegen, aufstehen, Raum wechseln, quatschen, ausschimpfen, durchschnaufen. In Schweden gibt es eine Form der institutionalisierten Kaffeepause zum Abschalten und Auftanken namens Fika, ein hierarchieübergreifender zeitlicher Moment, in dem man die Arbeit hinter sich lässt, und zwar zwei Mal täglich um 10 Uhr und 15 Uhr.

Die schwedische Fika kann als digitale gemeinsame Pause im Team genauso stattfinden – egal ob mit Kaffee, Tee oder einer süßen Kleinigkeit; es braucht nur die gemeinsame Uhrzeit zum Einwählen und das Achten darauf, wirklich „nur“ zu plaudern. Über Gerade-Erlebtes, über Gestern-beim-Streamen-Gesehenes oder die Unordnung in Zeiten von Work@home. Und vielleicht mit der Küchenkulisse statt dem gewohnten home-office-Hintergrund.

Was als Digital-Apéro derzeit im Freundeskreis passiert, eine vereinbarte Uhrzeit zum Anstoßen und Zuprosten, kann auch als Digital-Lunch-Time realisiert werden: einmal pro Woche einen virtuellen Raum zur Verfügung stellen und wer sich einwählen will, um gemeinsam zu speisen und zu plaudern, fühle sich dazu eingeladen.

„Clearings“ einführen

Die Amerikaner kennen das aus klassischen Meetings bereits, bei uns sind Clearings v.a. im Wirtschaftssektor noch eher unbekannt. Man geht davon aus, dass Teilnehmende mit Gedanken, Ärger, Freude… des gerade eben Erlebten in Sitzungen kommen. Diese Emotionen haben Auswirkungen auf das Meeting und können es belasten. Daher findet vor dem ersten Agendapunkt ein „Ausleeren“ der Emotionen statt. Funktioniert so, dass reihum jede und jeder seine oder ihre Gedanken in maximal je 1 Minute deponiert. Es geht aber nicht darum, diese anschließend (wie bei einer Supervision) zu bearbeiten, sondern ums Kopf-Freimachen. Ähnlich wie Sie es vielleicht kennen: Einmal den Ärger losgelassen bei einer Kollegin und schon geht’s uns besser.

Digital können Sie Clearings vor Updates machen, indem Sie reihum abfragen, wie gerade der Status im home-office ist – solange es kurz bleibt! Führen Sie auch ein, was amerikanische Büromenschen sagen, wenn Sie entweder nichts sagen wollen oder wirklich keine (negative/positive) Emotion zum Start der Konferenzschaltung haben. Sie sagen dann „I am clear“ und geben das Wort weiter. Probieren Sie aus, ob diese Form für Ihr Team eine Entlastung und „Klima-Verbesserung“ bietet; denn gerade in der digitalen Welt mehren sich Unstimmigkeiten und Missverständnisse, die es frühzeitig auszuräumen gilt.

Eigener Whats App Kanal „für die Katz“

Eine tolle Idee hatte ein Architekturbüro in Wien. Ein Projekt-Team hat eine „Küchen-Whats-App-Gruppe“ gebildet. Küche steht für Tratsch & Quatsch. Hier werden alle Dinge verbreitet, die das Team zum Schmunzeln bringt, vom Foto des Sprösslings, der im home-office den Kopfstand erlernt hat bis zur Katze am Laptop, Bilder von Food-Kreationen bis Memes und geteilten Songs. Der Vorteil: die Sachkanäle, die teilweise auch über Whats App-Gruppen laufen, werden freigehalten und die Kollegin und der Kollege rücken über die Küchen-App näher.

Soziale Aktivitäten verbinden Teams

Eine sehr liebe Aktion habe ich gerade von den Franziskanerinnen von Vöcklabruck bekommen. Viele ältere Schwestern dieses Ordens, der über viele Bildungs- und Gesundheitseinrichtungen verfügt, müssen sich jetzt in die eigenen vier Wände zurückziehen. Damit der Kontakt zu Schüler*innen, Altenheimbewohner*innen und Gläubigen bleibt, haben sie einen digitalen Gebetsdienst eingerichtet. Zu finden unter www.franziskanerinnen.at/gebetsdienst/.

Welche Aktivität verbindet Ihr Team? Was können Sie als Team besonders gut oder machen Sie gemeinsam gerne? Und wie können Sie das in digitalen Zeiten beibehalten? Wenn Sie an die franziskanischen Schwestern denken: ihre Aktivität stärkt nicht nur jene, die die Gebete übermitteln. Sie stärkt vor allem das innere Team, das für sich sinnstiftend agiert und dadurch Zusammenhalt erfährt.

Bilateral zuhören

Es muss nicht alles in der Gruppe besprochen werden. Das passiert ja auch im Echt-Leben nicht. Die Zwischen-Tür-und-Angel-Gespräche mit der Frage, „Wie geht’s Dir wirklich, wirklich?“ oder die halbe Stunde Zuhören im Chefbüro, die können im Digitalen ebenso stattfinden. Die Zeit in die Stärkung der Teammitglieder ist langfristig gut investiert. Also greifen Sie zum Telefonhörer. Fragen Sie als Führungskraft nach, wie sich die permanente Nähe zu Hause anfühlt oder das Gefühl, abgekoppelt zu sein. Vor allem: hören Sie zu. Das hilft viel mehr als gut gemeinte Ratschläge. Die finden Büromenschen derzeit im Internet zuhauf.

Und zuletzt wohl das Wichtigste

Führungskräfte sind keine Wonder Women, keine Superhelden und müssen – nur sehr selten – „eben mal die Welt retten“. Atmen Sie durch, wenn es zu viel wird. Machen Sie Pausen. Geben Sie sich mit 80% zufrieden statt 150% anzustreben. Alles ist derzeit auf den Kopf gestellt – Ihrer sollte frei bleiben! Viele Führungskräfte berichten uns derzeit, dass die permanente Verfügbarkeit im home-office eine echte Belastungsprobe für sie ist. Kein Tür-Zu-Machen und mal in Ruhe eine halbe Stunde nachdenken. Es klingelt und blinkt permanente auf verschiedenen Kanälen. Man soll Entscheidungen und Priorisierungen treffen auf Basis unvollkommener Daten. An Tagesrandzeiten wie untertags erreichbar sein. Und oft kommen dann noch die Bedürfnisse der Familie dazu. Führungskräfte dürfen sich auch Coachings und Unterstützung holen; das geht in der digitalen Welt wirklich gut und hilft! Gemeinsam mit meiner Kollegin, Martin A. Friedl, bieten wir im impulsbüro. Face-Time, Skype, Zoom, WebEx-Coachings oder klassische Telefon-Unterstützung an.

Keine Angst vor dem digitalen Jour Fixe

impulsbüro. stellt Führungskräften Ablaufpläne, Tipps & mehr zur sofortigen Umsetzung zur Verfügung

Seit vergangener Woche ist das Business-Leben (zwangsweise aber endlich) digital. Das heißt auch, dass der klassische Jour Fix über Telefon- oder Videokonferenz-System abläuft. Nicht jede Team-, Abteilungs- oder Bereichsleitung hat damit Erfahrung; daher haben wir einen möglichen Ablaufplan für Sie zusammengestellt und für das „Kick Off“, den ersten digitalen Team-Jour Fix, jene Aspekte aufgelistet, die Sie mit Ihrem Team klären müssen. Als Anregung und damit es schnell gut weitergehen kann.

 Beim ersten digitalen Jour Fix zu klären:

  • „Technisches“: Wer lädt ein – und wie wählt oder schalten sich alle dazu? Wie lange dauert der digitale Jour Fixe und in welchem Rhythmus findet er statt (im Gegensatz zu bisherigen „Analogen“)?
  • „Struktur-Regeln“: Welche Regeln zum Sprechen und Unterbrechen gibt es? Beispielsweise könnte eine Regel lauten: nur einer darf sprechen, Kommentierungen müssen per Chat angemeldet werden und die Moderation teilt zu; oder ein Thema wird reihum behandelt und jede/r kommt mit 5 Sätzen dran. Im digitalen gelten andere Spielregeln als bei den gewohnten Jour Fixes. Legen Sie beim Kick off welche fest, probieren Sie sie aus und wenn es nicht klappt, diskutieren Sie miteinander neue. Wesentlich ist auch eine Kleinigkeit, auf die gerne vergessen wird: die Umfeldgeräusche aus dem home-office sind derzeit andere. Wenn parallel home-schooling stattfindet, ein Partner ebenfalls im home-office sitzt oder kleine Kinder zu betreuen sind, macht es Sinn, die Micros wegzuschalten und nur für Wortmeldungen einzuschalten.
  • „Benimm-Regeln“: Gar nicht anders als in der Echt-Welt müssen Sie klären, wie Sie mit Themen wie Unpünktlichkeit, Zwischenrufen, Kritik, Langsprecher*innen oder Schweigen umgehen wollen.
  • Und als wichtigstes, die Zielsetzung: Was wollen Sie mit dem digitalen Jour Fix sicherstellen? Geht es um (hier habe ich das Wort „ein“ gelöscht) Update-Meetings mit hoher Informationsdichte unter Zeitdruck, geht es um Entscheidungsfindungen im Team, geht es um die Bewältigung von Stress in der aktuellen Situation? Mein Tipp: Trennen Sie Entscheidungsmeetings von Jour Fixes von Clearing- oder Team-Treffen. Mehr über virtuelle (hier habe ich das „s“ gelöscht bei virtuell) Meetings zur emotionalen Stabilisierung von Teams folgt demnächst von impulsbüro.

Möglicher Ablauf eines digitalen Jour Fixes

  • Begrüßung durch die Führungskraft, die die digitale Sitzung leitet und hier ganz oft auch gleichzeitig die Moderationsrolle inne hat. (Schön, wenn das mit einem Motto oder einem guten Gedanken verbunden wird).
  • Klärung der Anwesenheiten. Auch wenn man sich über Video sehen kann, sollte jede/r durch ein kurzes Hallo zeigen, dass er oder sie dabei (z.B.: alphabetisch oder nach der Reihenfolge des Einwählen, wenn das für alle am Bildschirm sichtbar ist). Damit können auch akustische Probleme gecheckt werden und es hilft, das Team zusammen zu halten. Falls hier technische Probleme auftauchen, sollten diese am Beginn geklärt und gelöst werden. Damit nicht alle unnötig warten, machen Sie kurze verbindliche (!) Verschiebungen bis alle online sind, zB in 5 Min. treffen sich alle wieder.
  • Je nach Organisationskultur starten Sie nun entweder auf der Sach- oder der Beziehungsebene. Je mehr digital, desto mehr brauchen wir auch auf der emotionalen Seite an Zuspruch, an Bindung und an Gemeinsamkeit. Firmen mit einem guten Beziehungsfundament eröffnen auch in analogen Zeiten mit einer Erfolgsmeldung, mit einer motivierenden Geschichte oder einem Dank. Gruppendynamisch können Sie auch jedes Teammitglied reihum um ein schönes Erlebnis bitten – wenn es kurz bleibt. Clearing-Meetings für die emotionale Stabilisierung haben andere Gesetzmäßigkeiten.
  • Jetzt wird die Agenda vorgestellt. Wenn diese einblendbar ist, fein. Dennoch: wiederholen Sie Punkt für Punkt und sagen Sie dazu: Wie lange dauert jeder Punkt und was ist sein Ziel. Soll eine Person informieren? Sollen alle ihre Meinung einbringen oder wollen Sie eine Entscheidung herbeiführen. Klären Sie, wer auf welche Art das Protokoll verfasst, v.a. wenn es rollierend ist.
  • Agendapunkt 1 startet. Erinnern Sie nochmals an Dauer und Ziel und übergeben Sie an jene Person/en, die diesen Punkt verantworten. Der oder die Sitzungsleitende achtet dabei auf die Zeit, die vereinbarten Regeln und Verständlichkeit.
  • Fazitieren und Prüfen. Um sicher zu gehen, dass alle das Gesagte gehört und in gleicher Weise verstanden haben, fasst er oder sie nochmals zusammen und prüft mit Fragen, wie weit Klarheit herrscht. Werden viele Fragen gestellt: Achtung vor digitalen Ping-Pong-Spielen. Besser es gibt eine Runde zur Sammlung von Fragen vor einer Beantwortung. Bevor Sie zum nächsten Agendapunkt kommen: Schließen Sie den aktuellen Agendapunkt mit drei Klärungsfragen ab:
    • „Was davon ist für die Dokumentation oder das Protokoll wichtig?“,
    • „Wer kümmert sich worum bis wann“ und
    • „Haben wir das Ziel, das wir für diesen Punkte hatten, erreicht?“.

Entweder der Agendapunkt-Verantwortliche fasst nochmals zusammen oder der Sitzungsleitende. So gehen Sie nun Punkt für Punkt weiter.

  • Offene ToDos, Fragen oder neue Themen: Lassen Sie alle reihum noch Themen und Fragen einbringen, die nicht Bestandteil der Agenda sind. So können Sie als Führungskraft erkennen, wo der Schuh drückt, können Agendapunkte für das nächste digitale Jour Fix sammeln oder bilaterale Gespräche vereinbaren. Achtung: nur Punkte, die für alle relevant sind, werden hier vertieft!
  • Der Schluss ist auf der Meta-Ebene: Wie gut war dieses digitale Jour Fix? Was können wir beim nächsten Mal verbessern oder verändern? Lernen Sie als Team Schritt für Schritt, das digitale Leben zu meistern.
  • Klare Verabschiedung und einen positiven Schluss nicht vergessen! Und den Termin für das nächste Jour Fix bekanntgeben.

Was Sie hier sehen: die Steuerung über den Sitzungsleitenden (oder die Moderation) ist sehr viel enger als bei Jour Fixes, bei dem alle im Büro zusammenkommen. Da die Aufmerksamkeitsspanne geringer ist, sobald wir vor einem Laptop oder am Handy hängen, hilft eine sehr genaue, strikte Vorgehensweise.

Und hier die obigen Ausführungen als Kurzversion mit einer Planungs-Option für Sie:

Inhalt Vorschlag für Dauer Ihre Planung: So machen Sie es
Begrüßung 2 Min
Anwesenheiten klären 1 Min
Agenda vorstellen, Dauer und Ziel pro Agendapunkt 1-2 Min
Dokumentation klären 1 Min
Agendapunkt 1 Ihre Planung
Zusammenfassung/ Fazit 1. ToDos vergeben, Termine fixieren. Ziel erreicht? 2-3 Min
Agendapunkt 2 Ihre Planung
Zusammenfassung/ Fazit 2. ToDos vergeben, Termine fixieren. Ziel erreicht? 2-3 Min
Offene ToDos abseits der Agenda; Fragen oder Themenrunde aus dem Team Max. 7 Min – alles, was nicht die Gruppe betrifft: bilateral
Bewertung des Jour Fixes, Veränderungen für das nächste Mal 2-5 Min
Verabschiedung 1 Min

 

Wie die interne Kommunikation in der Krise die Verbindung hält

Seit am vergangenen Freitag, 13. März 2020, die Regierung einen Lockdown Österreichs verkündet hat, steht die organisationsinterne Kommunikation vor großer Herausforderung. Wie werden alle Mitarbeitenden informiert gehalten? Über welche Kanäle? Durch wen? Wer ist für die Interne Kommunikation zuständig? Wie stellen wir sicher, dass unsere Kanäle genutzt und verstanden werden? Für alle, die sich jetzt schnell um ein funktionierendes Internes Kommunikationssystem kümmern müssen, stellen wir die wichtigsten DREI Handlungen vor, die Sie unmittelbar weiterbringen:

  1. Einen Top-Down-Kanal festlegen und regelmäßig befüllen
  2. Die unmittelbar Vorgesetzten als Kommunikationsmedien nutzen
  3. Dialogangebote einrichten

Warum Top-Down?
Interne Kommunikation in der Krise funktioniert dann, wenn sie zentral gesteuert ist, einen gleichbleibenden Kanal mit regelmäßigem Angebot hat und einen glaubwürdigen Absender. Das nennt sich dann Leadership zeigen.
Das bedeutet konkret: Definieren Sie sofort einen Kanal (oder mehrere Kanäle, um flächendeckend alle zu erreichen, wenn die Belegschaft sehr divers ist zb Arbeiter*innen, Angestellte, home-office-werkende, Lehrlinge, Personen in Krankenstand/Sabbatical/Karenzzeit) als offiziellen Info-Kanal der Geschäftsleitung.  Geben Sie dem Kanal einen Namen, definieren Sie den Rhythmus für Info-Angebote und kommunizieren Sie beides. Ob das eine Intranet-Seite ist, die täglich zu besuchen ist, oder ein Mail des/der CEO ist egal, solange damit alle erreichbar sind und es die Möglichkeit gibt, diesen Kanal wirklich laufend zu befüllen. Über diesen Kanal kann Ihre Unternehmensspitze sowohl inhaltliche Informationen als auch Prozessinformation verteilen. Für Profis gilt: Überlegen Sie einen Rück-Kanal, mit dem Sie sicherstellen können, dass jede und jeder die Information bekommen und vor allem verstanden hat.

Der wichtigste Kommunikations-Kanal ist der unmittelbar Vorgesetzte!
Egal ob Team- oder Projektleiter, Abteilungsverantwortliche/r, Bereichsleiter*in oder Meister*in – die glaubwürdigste Quelle jeder Kommunikation und jedes Handelns ist die bzw. der unmittelbar Vorgesetzte. Diese Personengruppe braucht in der aktuellen Situation Unterstützung bei ihrer Kommunikationsaufgabe und muss sofort wissen: zu meiner Aufgabe in der Krise gehört KOMMUNIKATION.

In der Krise müssen Vorgesetzte Prioritäten setzen, Aufgaben neu verteilen und ihre Teams an verschiedenen Orten koordinieren. Aber das geht nur, wenn sicher, gezielt und klar sowie für alle transparent kommuniziert wird. Daneben ist die Führungskraft auch erste Ansprechpartnerin für Emotionen, für das Klären von Unsicherheiten. Gute Firmen stellen ihren Führungskräften Tools, Checklisten, Aufgabenboxen… zur Verfügung. Führungskräfte brauchen einen „Handwerkskoffer“ unter dem Motto „So komme ich durch diese herausfordernde Zeit“.

Dialogangebote einrichten
Kommunikation ist so viel mehr als Information. Es ist auch Zuhören. Miteinander Gedanken und Sorgen teilen. Unterstützen. Motivieren. Emotionen auffangen. Stützen. Überlegen Sie, welche Dialogangebote Sie als Organisation ihren Mitarbeitenden anbieten können und über wen: das reicht von der Personalstelle, dem Betriebsrat, Betriebsarzt oder der/dem UnternehmenspsychologIn.

Die Krise führt zu neuer Unsicherheit, die bei jeder und jedem anderes geartet ist. Das kann von digitaler Unzulänglichkeit reichen, für die die IT nicht zuständig ist im Sinne von „ich weiss immer noch nicht wie ich an einer digitalen Schaltung teilnehme… (obwohl es mir schon oft erklärt wurde)“. Bis zu „Wie sicher ist mein Arbeitsplatz“? oder „Ich kann nicht mehr…“. Über Angebote, im unmittelbaren Kontakt und im Dialog zu bleiben, halten Sie langfristig Ihre MitarbeiterInnen und begleiten Sie sie gut durch diese ungewöhnliche Zeit.

 

 

Empfehlungen für effiziente digitale Moderation

Der Rolle der Moderation kommt bei Telefon- und Online-Meetings mit mehr als zwei Personen eine noch größere Bedeutung zu als im Büro. Struktur, Zeitmanagement, inhaltliche Koordination – all diese Aspekte verdienen noch mehr Beachtung als bei physischen Treffen. Daher hier die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst:

Das Ziel darstellen. Meine Kunden kennen mein Mantra: Was ist das Ziel? Was soll erreicht werden? Was genau ist am Ende einer Besprechung besser oder anders als am Beginn?

Vor einer Online-Schaltung oder einer Web-Konferenz muss unbedingt ein präzises Ziel, am besten nach den „smart Kriterien“  definiert werden. Denn erst wenn man weiß, was nach ein, zwei oder drei Stunden Online-Schaltung erreicht sein soll, kann die Moderation oder der/die Sitzungsleitende die richtigen Personen einladen oder temporär dazu schalten bzw. Ablauf und Methoden sinnstiftend planen. Es macht einen großen Unterschied, ob das Ziel lautet, eine bestimmte Gruppe über ein Thema zu informieren oder mit ihr zu diskutieren oder eine Entscheidung herbeizuführen.

Außerdem startet jedes gute digitale Meeting mit der Klärung des Zieles durch die Moderation und einem Check: Haben alle das Ziel auf die gleiche Art verstanden und sind alle mit dem Ziel einverstanden? Auch die Rückführung während des digitalen Meetings auf das Ziel macht Sinn: Verstricken sich gerade zwei in Themen, die nicht dem Ziel entsprechen, gleitet der Beitrag eines Sprechenden ab, ohne das Ziel im Auge zu behalten? Die Moderation ist hier mehr als sonst gefordert, die Zielerreichung im Auge – und im Ohr – zu behalten.

Zeit- und Methodenmanagement neu denken.

Tools und Instrumente für die digitale Moderation gibt es endlos, um die Aufmerksamkeit zu schärfen und auf das Thema zu fokussieren, etwa Abstimmungstools, die online schnell sichtbare Ergebnisse erzielen sei es über Poll Everywhere, Sli.do oder QR-Codes. Sie brauchen allerdings mehr Vorlauf als bei Präsenzmeetings. Das verlängert die Vorbereitungszeit für jene, die die Sitzungen verantworten bzw. moderieren.

Trotz aller neuen Tools und Methoden: bei digitalen Meetings vergessen wir ganz oft und leicht auf deren Dokumentation. Was in regelmäßigen Jour Fixes Standard ist, muss auch für deren online Übersetzung gelten. Und hat einen ganz großen Vorteil: das bewusste Fazitieren durch den oder die ModeratorIn. Nach einem Agendapunkt oder nach einer bestimmten Zeit etwa alle zehn Minuten, kann die Moderation eine Zusammenfassung für das Protokoll oder die Dokumentation vorschlagen und damit die Gruppe auf das Wesentliche zurückführen. Auch hier unterstützen Tools wie eduPad das Gehörte zu verschriftlichen.

Steuerung übernehmen und Arbeitsfähigkeit prüfen.

Wer spricht wann und wie lange? Wer darf wann kommentieren oder widersprechen? Und sind noch alle Teilnehmende online oder längst aus der Leitung gefallen bzw. mit ganz anderen Dingen beschäftigt? Von Präsenz-Workshops kennen Sie sicher das Zitat „Störungen haben Vorrang“. Störungen in der digitalen Welt sind oft technisch bedingt: TeilnehmerInnen, die nur mehr das Bild sehen und keinen Ton haben oder umgekehrt. Teilnehmende, die von Aspekten im eigenen Umfeld abgelenkt sind oder nebenbei Mails checken. Die Rolle der Moderation in der digitalen Welt bedeutet: laufende Prüfung der Arbeitsfähigkeit der Gruppe. Sind alle noch online? Sind alle noch aufmerksam? Wie weit vom gesetzten Ziel (siehe oben) ist die Gruppe entfernt?

Das bedeutet: die Moderation wird mit einer Vielzahl von Fragen die Gruppe steuern. Fragen auf der Inhaltebene und vor allem auf der Prozessebene. Durchzählen der TeilnehmerInnen, Abfragen zu deren Konnektivität, Überbrücken von Zeitpunkten, bis alle (wieder) online sind, Wiederholung der zu diskutierenden Fragestellung, Rückführungen auf die Zielsetzung des Meetings und gute Zusammenfassungen.