Der Rolle der Moderation kommt bei Telefon- und Online-Meetings mit mehr als zwei Personen eine noch größere Bedeutung zu als im Büro. Struktur, Zeitmanagement, inhaltliche Koordination – all diese Aspekte verdienen noch mehr Beachtung als bei physischen Treffen. Daher hier die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst:
Das Ziel darstellen. Meine Kunden kennen mein Mantra: Was ist das Ziel? Was soll erreicht werden? Was genau ist am Ende einer Besprechung besser oder anders als am Beginn?
Vor einer Online-Schaltung oder einer Web-Konferenz muss unbedingt ein präzises Ziel, am besten nach den „smart Kriterien“ definiert werden. Denn erst wenn man weiß, was nach ein, zwei oder drei Stunden Online-Schaltung erreicht sein soll, kann die Moderation oder der/die Sitzungsleitende die richtigen Personen einladen oder temporär dazu schalten bzw. Ablauf und Methoden sinnstiftend planen. Es macht einen großen Unterschied, ob das Ziel lautet, eine bestimmte Gruppe über ein Thema zu informieren oder mit ihr zu diskutieren oder eine Entscheidung herbeizuführen.
Außerdem startet jedes gute digitale Meeting mit der Klärung des Zieles durch die Moderation und einem Check: Haben alle das Ziel auf die gleiche Art verstanden und sind alle mit dem Ziel einverstanden? Auch die Rückführung während des digitalen Meetings auf das Ziel macht Sinn: Verstricken sich gerade zwei in Themen, die nicht dem Ziel entsprechen, gleitet der Beitrag eines Sprechenden ab, ohne das Ziel im Auge zu behalten? Die Moderation ist hier mehr als sonst gefordert, die Zielerreichung im Auge – und im Ohr – zu behalten.
Zeit- und Methodenmanagement neu denken.
Tools und Instrumente für die digitale Moderation gibt es endlos, um die Aufmerksamkeit zu schärfen und auf das Thema zu fokussieren, etwa Abstimmungstools, die online schnell sichtbare Ergebnisse erzielen sei es über Poll Everywhere, Sli.do oder QR-Codes. Sie brauchen allerdings mehr Vorlauf als bei Präsenzmeetings. Das verlängert die Vorbereitungszeit für jene, die die Sitzungen verantworten bzw. moderieren.
Trotz aller neuen Tools und Methoden: bei digitalen Meetings vergessen wir ganz oft und leicht auf deren Dokumentation. Was in regelmäßigen Jour Fixes Standard ist, muss auch für deren online Übersetzung gelten. Und hat einen ganz großen Vorteil: das bewusste Fazitieren durch den oder die ModeratorIn. Nach einem Agendapunkt oder nach einer bestimmten Zeit etwa alle zehn Minuten, kann die Moderation eine Zusammenfassung für das Protokoll oder die Dokumentation vorschlagen und damit die Gruppe auf das Wesentliche zurückführen. Auch hier unterstützen Tools wie eduPad das Gehörte zu verschriftlichen.
Steuerung übernehmen und Arbeitsfähigkeit prüfen.
Wer spricht wann und wie lange? Wer darf wann kommentieren oder widersprechen? Und sind noch alle Teilnehmende online oder längst aus der Leitung gefallen bzw. mit ganz anderen Dingen beschäftigt? Von Präsenz-Workshops kennen Sie sicher das Zitat „Störungen haben Vorrang“. Störungen in der digitalen Welt sind oft technisch bedingt: TeilnehmerInnen, die nur mehr das Bild sehen und keinen Ton haben oder umgekehrt. Teilnehmende, die von Aspekten im eigenen Umfeld abgelenkt sind oder nebenbei Mails checken. Die Rolle der Moderation in der digitalen Welt bedeutet: laufende Prüfung der Arbeitsfähigkeit der Gruppe. Sind alle noch online? Sind alle noch aufmerksam? Wie weit vom gesetzten Ziel (siehe oben) ist die Gruppe entfernt?
Das bedeutet: die Moderation wird mit einer Vielzahl von Fragen die Gruppe steuern. Fragen auf der Inhaltebene und vor allem auf der Prozessebene. Durchzählen der TeilnehmerInnen, Abfragen zu deren Konnektivität, Überbrücken von Zeitpunkten, bis alle (wieder) online sind, Wiederholung der zu diskutierenden Fragestellung, Rückführungen auf die Zielsetzung des Meetings und gute Zusammenfassungen.
