Change & Kommunikation

Wie die interne Kommunikation in der Krise die Verbindung hält

Wie die interne Kommunikation in der Krise die Verbindung hält

Seit am vergangenen Freitag, 13. März 2020, die Regierung einen Lockdown Österreichs verkündet hat, steht die organisationsinterne Kommunikation vor großer Herausforderung. Wie werden alle Mitarbeitenden informiert gehalten? Über welche Kanäle? Durch wen? Wer ist für die Interne Kommunikation zuständig? Wie stellen wir sicher, dass unsere Kanäle genutzt und verstanden werden? Für alle, die sich jetzt schnell um ein funktionierendes Internes Kommunikationssystem kümmern müssen, stellen wir die wichtigsten DREI Handlungen vor, die Sie unmittelbar weiterbringen:

  1. Einen Top-Down-Kanal festlegen und regelmäßig befüllen
  2. Die unmittelbar Vorgesetzten als Kommunikationsmedien nutzen
  3. Dialogangebote einrichten

Warum Top-Down?
Interne Kommunikation in der Krise funktioniert dann, wenn sie zentral gesteuert ist, einen gleichbleibenden Kanal mit regelmäßigem Angebot hat und einen glaubwürdigen Absender. Das nennt sich dann Leadership zeigen.
Das bedeutet konkret: Definieren Sie sofort einen Kanal (oder mehrere Kanäle, um flächendeckend alle zu erreichen, wenn die Belegschaft sehr divers ist zb Arbeiter*innen, Angestellte, home-office-werkende, Lehrlinge, Personen in Krankenstand/Sabbatical/Karenzzeit) als offiziellen Info-Kanal der Geschäftsleitung.  Geben Sie dem Kanal einen Namen, definieren Sie den Rhythmus für Info-Angebote und kommunizieren Sie beides. Ob das eine Intranet-Seite ist, die täglich zu besuchen ist, oder ein Mail des/der CEO ist egal, solange damit alle erreichbar sind und es die Möglichkeit gibt, diesen Kanal wirklich laufend zu befüllen. Über diesen Kanal kann Ihre Unternehmensspitze sowohl inhaltliche Informationen als auch Prozessinformation verteilen. Für Profis gilt: Überlegen Sie einen Rück-Kanal, mit dem Sie sicherstellen können, dass jede und jeder die Information bekommen und vor allem verstanden hat.

Der wichtigste Kommunikations-Kanal ist der unmittelbar Vorgesetzte!
Egal ob Team- oder Projektleiter, Abteilungsverantwortliche/r, Bereichsleiter*in oder Meister*in – die glaubwürdigste Quelle jeder Kommunikation und jedes Handelns ist die bzw. der unmittelbar Vorgesetzte. Diese Personengruppe braucht in der aktuellen Situation Unterstützung bei ihrer Kommunikationsaufgabe und muss sofort wissen: zu meiner Aufgabe in der Krise gehört KOMMUNIKATION.

In der Krise müssen Vorgesetzte Prioritäten setzen, Aufgaben neu verteilen und ihre Teams an verschiedenen Orten koordinieren. Aber das geht nur, wenn sicher, gezielt und klar sowie für alle transparent kommuniziert wird. Daneben ist die Führungskraft auch erste Ansprechpartnerin für Emotionen, für das Klären von Unsicherheiten. Gute Firmen stellen ihren Führungskräften Tools, Checklisten, Aufgabenboxen… zur Verfügung. Führungskräfte brauchen einen „Handwerkskoffer“ unter dem Motto „So komme ich durch diese herausfordernde Zeit“.

Dialogangebote einrichten
Kommunikation ist so viel mehr als Information. Es ist auch Zuhören. Miteinander Gedanken und Sorgen teilen. Unterstützen. Motivieren. Emotionen auffangen. Stützen. Überlegen Sie, welche Dialogangebote Sie als Organisation ihren Mitarbeitenden anbieten können und über wen: das reicht von der Personalstelle, dem Betriebsrat, Betriebsarzt oder der/dem UnternehmenspsychologIn.

Die Krise führt zu neuer Unsicherheit, die bei jeder und jedem anderes geartet ist. Das kann von digitaler Unzulänglichkeit reichen, für die die IT nicht zuständig ist im Sinne von „ich weiss immer noch nicht wie ich an einer digitalen Schaltung teilnehme… (obwohl es mir schon oft erklärt wurde)“. Bis zu „Wie sicher ist mein Arbeitsplatz“? oder „Ich kann nicht mehr…“. Über Angebote, im unmittelbaren Kontakt und im Dialog zu bleiben, halten Sie langfristig Ihre MitarbeiterInnen und begleiten Sie sie gut durch diese ungewöhnliche Zeit.

 

 

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