Archiv für den Monat: Juni 2019

Gemeinsam ausmisten und aufräumen – ein Erfolgsbericht

Vor kurzen traf ich eine Freundin, die in einem der renommiertesten Architekturbüros Europas arbeitet. Sie kam am Abend sichtlich gut gelaunt zu unserem Treffen – und das nach einem Tag Aufräumfest nach Kaizen. Zwei Mal im Jahr, so berichtete sie, finde ein gemeinsamer Entrümpelungs- und Ordnungstag statt, bei dem alle aus dem Büro mitmachen: von den Architekten bis zu den VerwaltungsmitarbeiterInnen. Es mache Spaß und gebe Kraft.

Der japanische Begriff Kaizen bedeutet Veränderung (Kai) zum Besseren (Zen). Die Idee hinter dem Aufräumfest: in einem geordneten Umfeld, in dem man stets alles griffbereit hat, kann man sowohl produktiver als auch professioneller arbeiten. Beim Aufräumfest wird alles nicht mehr Brauchbare rausgeworfen und ein festes Ordnungssystem angelegt. Um Unsicherheiten beim Wegwerfen zu vermeiden, wird ein Ort für vielleicht noch Brauchbares festgelegt. Finden die „Vielleicht-noch-brauchbaren Sachen“ ein Jahr lang keine Verwendung, fliegen sie raus. In Kaizen-Büros hat alles seinen Platz: Container sind grundsätzlich beschriftet, häufiger verwendete Gegenstände sind in greifbarer Nähe, Zusammengehöriges wird gemeinsam aufbewahrt.

Beim Aufräumfest im Büro meiner Freundin werden am Vormittag die eigenen Schreibtische geräumt, am Nachmittag die gemeinsam genutzten Flächen wie Küche, Archiv, Flure. Und schließlich wird mit dem Fest auch im Kopf aufgeräumt: Was jede/r loswerden will, erzählt er/sie in der Runde und macht sich frei für die nächsten Abenteuer.

Von den Schweden reden lernen

Eine „Fika“ ist weder etwas Unanständiges noch eine Strategie fürs Multitasking und schon gar keine Form eines Blitzmeetings. Fika ist die in Schweden übliche Form der institutionalisierten Kaffeepause. Gedacht zum Abschalten und Auftanken: Ein Moment, in dem man die Arbeit hinter sich lässt, und zwar täglich um 10 Uhr morgens und 15 Uhr nachmittags. Fika ist die gemeinsame Pause in der Kollegenschaft und hierarchieübergreifend – egal ob mit Kaffee, Tee oder einer süßen Kleinigkeit.

Tatsächlich zählen die ArbeitnehmerInnen in Schweden zu jenen, die weltweit am wenigsten stressbelastet sind. Auch in anderen Kulturen gibt es solche Rituale: In Großbritannien gibt es den Nachmittagstee und in Spanien, Südamerika und den Philippinen „merienda“. Doch nur wenige Kulturen praktizieren solch ein Wiederaufladen der Psyche mitten am Tag und in der Arbeit so bewusst und regelmäßig wie die Schweden. Der zentral entscheidende Punkt dabei ist wohl, dass die strikte Einhaltung der Fika verpflichtend gemacht wird. Und obwohl nur ein Prozent der schwedischen Angestellten in ihrem 6-Stunden Tag Überstunden machen, sind sie laut dem OECD Better Life Index nicht weniger produktiv als andere Länder.

Mehr Zeit für Change-Kommunikation – mehr Erfolg

„Mehr Geld für Kommunikation im Change.“ Das fordern in Deutschland Unternehmen, die Erfahrungen mit Veränderungsprojekten haben und dabei erlebten, dass drei von vier Projekten scheiterten (erhoben von Mutarée nachzulesen unter diesem Link.) Das mittlere Management empfiehlt, zwischen 5 und 40% des Projektbudgets für Kommunikationsmaßnahmen und Qualifizierung einzusetzen.

Es ist schon spannend zu erleben, dass Kommunikation in Umfragen eine hohe Bedeutung genießt und als zentraler Hebel für den Erfolg von Veränderungsprojekten gesehen wird. Aus meiner Erfahrung scheitert es aber vordergründig nicht so sehr an monetären Ressourcen, sondern viel eher an der Frage, wie das zur Verfügung stehende Budget für die „richtige“ Kommunikation eingesetzt wird. Ein MitarbeiterInnen-Event kostet Geld, keine Frage. Aber ob es immer das richtige Mittel zum passenden Zeitpunkt ist, stelle ich in Frage. Viele Kommunikationsaktivitäten kosten wenig Geld, aber viel Zeit: Dialoge, offene Räume, Diskurse im Kleinen, Beantwortung von Anfragen der Belegschaft. Hier ist Kommunikation ein guter Hebel, um für Sicherheit zu sorgen und um zeitnah eine wichtige und drängende Frage – und sei es nur eines einzelnen Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin – zu beantworten.

Mehr Geld für Kommunikation im Change: nicht unbedingt. Mehr Kommunikation im Change: ja! Aber vor allem: Mehr Bewusstsein für das Management, Zeit für Kommunikation zu reservieren.