Wie bekommen Sie Struktur in ein Team, das remote arbeitet oder manchmal in der online-Welt im home-office lebt und zeitweise wieder ins analoge Büro kommt? Das Kanban-Board, das einzelne Aufgaben und deren Status visualisiert, kann dabei nützlich sein. Die Methode des Kanban kommt aus dem Kaizen. Kaizen ist japanisch und bedeutet so viel wie sich verbessern oder etwas zum Positiven verändern; Kanban ist der Ausdruck für ein visuelles Signal. Kanban ist eine von vielen Kaizen-Methoden und deren Herzstück ist das Kanban-Board.

Zunächst werden Aufgaben auf Post-It oder Kärtchen erfasst. Das können Ihre ganz persönlichen Aufgaben sein, wenn Sie Kanban für Ihren Arbeits- oder Projektfortschritt nutzen; das können aber auch jene des Teams sein. Bei Teams können Sie beispielsweise pro Mitarbeiter*in eine eigene Farbe nutzen, um auf einen Blick Über- oder Unterlastungen zu erkennen.

Als nächstes wählen Sie einen Ort, auf den die Kärtchen gepinnt oder geklebt werden können. Das kann eine Tafel sein, ein Whiteboard, eine Türe – oder in der digitalen Entsprechung Softwaretools wie beispielsweise Trello. Alle Aufgaben, die nun auf Post-It oder Kärtchen stehen, sollen hier Platz finden. Aber nicht in alphabetischer Reihenfolge oder nach Mitarbeitendem, sondern nach Arbeitsfortschritt.

Dazu müssen Sie diese Tafel oder das Trelloboard zuerst in mehrere vertikale Spalten unterteilen, damit jeweils eine Aufgabe (= 1 Kärtchen) ihrem jeweiligen Status zugeordnet werden kann. Die einfachste Form wären drei vertikale Spalten für „ToDos“, „Doing“ und „Done“, also Aufgaben, die demnächst erledigt werden müssen, Aufgaben, mit denen Sie sich aktuell befassen und jene die erledigt sind. Spannender finde ich persönlich mehrere Spalten, die zeigen, wie sich Aufgaben entwickeln.

Für eine Kommunikationsabteilung haben wir ein Kanban-Board mit fünf Spalten definiert: Startend mit „Ideenstatus“ – hier war Platz für neue kreative aber noch nicht zu Ende gedachte Ideen. Spalte 2 waren „Aufgaben vor Entscheidung“; diese Abteilung war abhängig von Beauftragungen anderer Abteilungen und des Managements. Ein „Stau“ in dieser Spalte ist fatal; durch die Visualisierung wird auf mögliche Stressmomente vorbereitet und die Art der Urgenz des Abteilungsleitenden ändert sich. Spalte 3 behielten wir mit „ongoing“ in etwa dem klassischen Kanban-Board entsprechend bei; hier werden die Kärtchen verortet, die bei den einzelnen Teammitgliedern in Bearbeitung sind. Spalte 4 bezeichneten wir als „im Freigabeprozess“. Die Aufgabe ist so weit erledigt aber vom internen Kunden noch nicht als abgeschlossen tituliert. Und schließlich Spalte 5, die „abgeschlossenen Aufgaben“. Die letzte Spalte „erledigt“ empfehle ich unbedingt einzuführen und beizubehalten. Wir tendieren so leicht dazu, den Erfolg nicht mehr zu sehen, wenn er eingetreten ist. Das Erledigte als gegeben hinzunehmen. Gerade aber diese Spalte gibt Teams, die sich nicht regelmäßig sehen, notwendige Erfolgsmomente. Erfolge, die es zu würdigen gilt und durchaus mal gefeiert werden dürfen. Denn sie geben Kraft für Spalte 1 – die neuen Ideen oder offene Aufgaben.

Wichtig für die Arbeit am Kanban-Board sind zwei Aspekte: eine leserliche Handschrift, wenn mit klassischen Kärtchen gearbeitet wird, und das regelmäßige „Bespielen“ des Boards. So eignet es sich für Jour Fixes – egal ob online oder analog –, bei denen jede/r im Team die Entwicklung seiner/ihrer Post-Its kommentiert und umhängt. Oder für kurze Abstimmungen mit der Leitung. Auf einen Blick sehen alle Teammitglieder, wer woran arbeitet, welche „Bottlenecks“ sich ergeben könnten und welche Erfolge das Team demnächst feiert.

Abraham Lincoln wird das zukunftsweisende Zitat zugeschrieben: „The best way to predict the future is to create ist.“ (Die beste Möglichkeit, die Zukunft vorherzusagen, ist zu gestalten.) In Zeiten, die unplanbar und ungestaltbar scheinen, ist das eine mehr als große Herausforderung. Daher zeige ich Ihnen hier Methoden, wie Sie die Zukunft konkreter, erlebbarer und beschreibbarer machen – und damit hoffentlich gestaltbar.

Horx-Wort: Regnose

Während der Corona-Zeit wurde der Zukunftsforscher Mathias Horx mit dem Begriff der Regnose bekannt. Es handelt sich um ein Kunstwort aus Prognose und der Vorsilbe „re“ für zurück. Die Regnose setzt sich ein konkretes Datum in der mittelbaren Zukunft und beschreibt in Erzählform, wie die Zeit zwischen dem echten Heute und der fiktiven Gegenwart erlebt und bewältigt wurde. Einige Tourismusregionen haben sich schon davon inspirieren lassen und ihre Regnosen aus dem September 2020 veröffentlicht: so hat die Region Wagrain-Kleinarl die Zeit zwischen März und September 2020 genutzt, um sich neu zu definieren. Sie beschreiben die Schmerzen des Zurückfahrens und die Ablöse von nicht-passenden Beziehungen bis hin zur Stärkung der Dorfgemeinschaft und des Vereinslebens.

Wiki aus der Zukunft

Sehr ähnlich wie die Regnose ist die Methode des Zukunfts-Wiki, eines Wikipedia-Eintrages, der so verfasst ist, als würde er in zwei, drei Jahren von jetzt an geschrieben worden sein. Wikipedia-Artikel sind weniger blumig formuliert als Regnose-Gedanken, sondern basieren auf nachvollziehbaren und nachprüfbaren Quellen. Der Stil ist trocken und klar – und damit konkreter. In einem Wikpedia-Artikel finden sich Beschreibungen, wie Krisen überwunden wurden, und Hinweise zu Maßnahmen, die Erfolg hatten. Vielleicht kommt man über diesen Kunstgriff zu wirklich eindeutigen Bildern, welche Optionen welche (positive) Kraft hatten.

Future-Fiction

Im Gegensatz zu einem Blick retour aus der Zukunft geht die Methode „Future fiction“ gedanklich in die – zumeist weit entfernte – Zukunft. Angelehnt an Science Fiction Romane darf die Phantasie durchaus einmal ungezügelt loslaufen; technische Entwicklungen, Umbrüche, neue gesellschaftliche und soziale Entwicklungen dürfen übersteigert werden. Wenn Sie Ihr Arbeitsleben ins zehn, zwanzig, dreißig Jahren beschreiben, was würden Sie unter der „Future Fiction“-Brille sehen? Künstliche Intelligenz, die Ihren Job macht? Grundeinkommen für alle? Eine Klimakatastrophe oder haben wir 2020 die Klimawende geschafft? Ob der gedankliche Vorgriff utopisch oder dsytopisch ist, entscheiden die einzelnen Autor*innen oder das Team?

Wann können Sie diese Zukunfts-Techniken einsetzen?

Sie helfen beim gemeinsamen Brainstormen im Team, um einerseits das Morgen greifbarer zu machen und vor allem, um Lösungen zu identifizieren. Wie haben Sie als Team agiert, um die Zukunft planbarer zu machen? Was haben Sie als Organisationen an Maßnahmen gesetzt, um Diversität, und Inklusion zu leben und nicht nur zu wünschen?

Die beschriebenen Techniken sind auch für Expert*innen-Gremien einsetzbar. Die Industriellenvereinigung hat zwischen 2018 und 2020 zwölf Expert*innen regelmäßig zum Austausch und Dialog gebeten. In jeder Teildisziplin gab es Annahme und Prognosen, die Zukunft bis 2033 vorherzusehen. Im gemeinsamen, übergreifenden Austausch änderten sich aber Perspektiven und Sichtweisen – vor allem, wenn wir sie aus der Zukunft zurück denken. Auch für partizipative Prozesse – sei es im öffentlichen Bereich oder unternehmensintern – sind die Techniken anwendbar: Was machte Ihre Gemeinde, Ihr Verein im Rückblick besonders gut? Und schon gelangen Sie gestärkt voraus in die Zukunft.

Das Wiederhochfahren der Wirtschaft, der Bildungseinrichtungen, des Lebens hat begonnen. Die ersten zarten Erfolge aber auch Stolpersteine zeigen sich. Auch, wenn die Hoffnung groß ist, dass „alles wieder gut wird“ – 2020 wird anders als 2019.

Auch Teams verändern sich. Nicht nur durch Abstandsregel und durch digitale Distanzen. Bei manch einem wird sich die Frage stellen, welchen Sinn die Arbeit macht oder ob er oder sie nicht besser das home-office behält. Andere stürzen sich begierig ins Büro – froh endlich aus den eigenen vier Wänden entlassen zu werden. Bei allen Teams aber stellt sich die Frage: Wie sind wir als Team nach dieser Krise? Was zeichnet uns aus? Wofür arbeiten wir – und sehen alle den Zweck dieser Arbeit in gleicher Weise?

„Back to office“ war der erste Schritt, den viele Organisationen mit Informationen zu Hygieneregeln, Abläufen und Prozessen gegangen sind. Re-Connection ist der nächste. Es geht darum, Teams wieder zusammen zu führen. Wieder verbinden wäre die deutsche Übersetzung – einen Teamspirit aus der Krise heraus (wieder) entdecken und fördern ist das Gemeinte. Vier, sieben oder sogar zehn Wochen Distanz verändern Menschen und verändern Teams. Ein Blick auf die Beziehungsebene, auf neue Regeln im Miteinander oder eine neue Ausrichtung lohnt.

Unser Angebot, wie wir Sie in vier Schritten unterstützen, Ihr Team zu re-connecten finden Sie -> hier. Wir arbeiten im Re-Connection-Prozess mit dem Prinzip one-pair-share. Wir starten mit Einzelinterviews, wie jede und jeder das Team in der Corona-Zeit erlebt hat, was sich aus individueller Sicht verändert hat und wie die oder derjenige das bewertet. Diese Einzelinterviews sind absolut anonym. In verdichteter Form erhält das Team sie zurückgespielt und startet damit einen Workshop. Im Workshop selbst arbeiten wir mit den Teambedürfnissen: Braucht es neue Klarheiten, Abgrenzungen oder neue Regeln im Austausch? Was bringt das Team weiter und wohin will es zusammen steuern?

Vor kurzen traf ich eine Freundin, die in einem der renommiertesten Architekturbüros Europas arbeitet. Sie kam am Abend sichtlich gut gelaunt zu unserem Treffen – und das nach einem Tag Aufräumfest nach Kaizen. Zwei Mal im Jahr, so berichtete sie, finde ein gemeinsamer Entrümpelungs- und Ordnungstag statt, bei dem alle aus dem Büro mitmachen: von den Architekten bis zu den VerwaltungsmitarbeiterInnen. Es mache Spaß und gebe Kraft.

Der japanische Begriff Kaizen bedeutet Veränderung (Kai) zum Besseren (Zen). Die Idee hinter dem Aufräumfest: in einem geordneten Umfeld, in dem man stets alles griffbereit hat, kann man sowohl produktiver als auch professioneller arbeiten. Beim Aufräumfest wird alles nicht mehr Brauchbare rausgeworfen und ein festes Ordnungssystem angelegt. Um Unsicherheiten beim Wegwerfen zu vermeiden, wird ein Ort für vielleicht noch Brauchbares festgelegt. Finden die „Vielleicht-noch-brauchbaren Sachen“ ein Jahr lang keine Verwendung, fliegen sie raus. In Kaizen-Büros hat alles seinen Platz: Container sind grundsätzlich beschriftet, häufiger verwendete Gegenstände sind in greifbarer Nähe, Zusammengehöriges wird gemeinsam aufbewahrt.

Beim Aufräumfest im Büro meiner Freundin werden am Vormittag die eigenen Schreibtische geräumt, am Nachmittag die gemeinsam genutzten Flächen wie Küche, Archiv, Flure. Und schließlich wird mit dem Fest auch im Kopf aufgeräumt: Was jede/r loswerden will, erzählt er/sie in der Runde und macht sich frei für die nächsten Abenteuer.

Sie müssen nicht gleich eine agile Organisation bauen, um agile Methoden zu nutzen. Zwei Beispiele, die Sie sofort in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

Aus dem SCRUM kommt das „Daily Scrum“, ein „Stand-Up Meeting“, das täglich maximal 15 Minuten dauert und im Stehen abgehalten wird. Diese Meetingform hilft, alle TeilnehmerInnen rasch zu synchronisieren, und sie lässt sich in vielen Kontexten einbauen. Im Daily Srum sind drei Fragen vorgesehen, die jede/r TeilnehmerIn kurz und präzise beantwortet: Was habe ich gestern gemacht? Was mache ich heute? Was hat mich bei meiner Arbeit behindert?
Als Abwandlung könnten Sie beispielsweise ein wöchentliches Teammeeting machen, bei dem jede/r berichtet, was er/sie gerade macht (1 Satz pro Person – setzen Sie Prioritäten!), woran er/sie in der kommenden Woche arbeitet (wiederum nur 1 Satz) und welche Erkenntnis oder welches Erlebnis – positiver wie negativer Art – auch für die anderen wichtig ist, um daraus zu lernen.

Produktive und konkrete Feedbacks sind ein weiteres Zeichen agiler Organisationen, die Sie jederzeit umsetzen können. Etwa indem Sie Feedback-Schleifen in Ihre Jour Fixe integrieren. Als Tagesordnungspunkt „Entwicklung und Verbesserungen“ kann jedes Teammitglied ein bis zwei Vorschläge einbringen, die im kommenden Monat ausprobiert und umgesetzt werden können, und ein bis zwei Vorschläge für das Halbjahr. Relevant ist, dass sich das Team auf die kurzfristigen und die langfristigen Vorschläge einigt und dass mindestens eine Person die Verantwortung für die Umsetzung übernimmt. In den folgenden Jour Fixes können erste Erfolge berichtet und Zwischenstände kommuniziert werden, um alle ins Boot zu holen. Und einmal im Monat ist wieder die Ideengenerierung für die Vorschläge des nächsten Monats dran.

Für Mediziner ist die Pulsmessung eine der wichtigsten Untersuchungen. Sie legen ihre Finger auf die Arterie und ziehen so Rückschlüsse auf Frequenz und Qualität des Herzschlags sowie auf die Kreislaufsituation. Pulsmessungen sind auch im Organisationsumfeld machbar und möglich: zu spüren, ob sich die Zahl der Schläge erhöht, ob Auf- oder Erregung herrscht, ob die Stimmung kippt oder ob Gleichklang, Ruhe und Produktivität vorherrschen. Viele Organisationen versuchen über Befragungen herauszufinden, wie es den Mitarbeitenden geht und welche Anliegen, Sorgen und Wünsche sie haben. Auch Fokusgruppen sind ein gerne genutztes organisiertes Instrument. Genauso wichtig erachte ich eine ganz simple Form der Pulsmessung, die jeder Projekt- und Teamverantwortliche, jede Führungskraft jederzeit anwenden kann: das Hinspüren. Kling esoterisch, ist es aber nicht. Beobachten Sie, wie sich Ihr Team im „Ruhezustand“ verhält. Wie gehen die Teammitglieder miteinander um? Wie wird miteinander diskutiert, gelacht, einander geholfen? Was sind die verbindenden Elemente im Team? Wenn Sie eine „Messung im Ruhezustand“ für sich ganz persönlich gemacht – und idealerweise dokumentiert – haben , merken Sie Veränderungen. Sie erleben, wenn der Puls steigt, wenn auf andere Weise diskutiert, gelacht oder einander geholfen wird. Regelmäßig hinzuspüren, sprich konzentriert zu beobachten und zeitgerecht Schlüsse zu ziehen, gehört zur ersten Aufgabe wirksamer Führungskräfte.

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie Donald Trump sinnvoll und gewinnbringend in Meetings einbauen können? Nein? Wir schon und stellen Ihnen hier eine ungewöhnliche Intervention vor.

Ab und zu gelangen Gruppen und Teams an den Punkt, an dem sie sich im Kreis zu drehen beginnen. Die immer gleichen Gedanken werden gewälzt, die immer gleichen Lösungsvorschläge in die Sitzung eingebracht. Donald Trump kann diesen Punkt durchbrechen. Zeigen Sie Ihrer Gruppe oder Ihrem Team ein Bild des US-amerikanischen Präsidenten und stellen Sie die durchaus ernst gemeinte, provokante Frage: „Wie würde Donald Trump unser Problem lösen?“ Was Sie ziemlich sicher als erste Reaktion ernten, ist ein Lachen. Und das befreit bekanntlich. Wenn sich Ihre Gruppe dann über Fake News unterhält, Schimpftiraden ausprobiert oder ganz neue Aspekte entwickelt, die so schräg sind, dass nur ein Präsident Trump auf diese Idee kommen kann, haben Sie ein Teilziel erreicht: Raus aus dem immer gleichen Denkmuster! Jetzt gilt es, die Energie zu nutzen, um neue – konstruktive –Ideen zu entwickeln.

Wenn die geballte Faust nach oben geht oder zwei Arme in die Höhe schnellen, dann muss das nicht ein Boxkampf sein. Es kann auch eine geführte Diskussion mit Handzeichen-Regeln sein.

Um Zwischenrufe – gerade bei hitzigen Themen – zu reduzieren, greifen Moderationen gerne auf Körpersignale zurück. Klassisch aus der Schule kennen wir das Aufzeigen mit einem Arm oder einer Hand. Das bedeutet: ich habe etwas zu sagen. Wenn bei einer Handzeichen-Moderation gleichzeitig zwei Finger oder Arme gehoben werden, dann heißt das: ich möchte auf das eben Gesagte reagieren oder kann eine gestellte Frage beantworten. Wer zwei Finger oder Arme hebt, hat Vorrang gegenüber anderen, die sich zu Wort melden. Wichtig ist aber, dass die Zwei-Finger-Meldung wirklich mit Bedacht gewählt wird. Aus der Gebärdensprache übernehmen ModeratorInnen gerne das Zeichen für Applaus bzw. Zustimmung: nach oben gestreckte Handflächen, die aus dem Handgelenk gedreht werden. Nicht-Zustimmung zeigen zwei gekreuzte, gehobene Handflächen. Und wer gar nicht mit einem Vorschlag einverstanden ist, kann eine geballte Faust nach oben recken und schon ist sein Einspruch für alle sicht- und erkennbar.

Eine wunderbare Darstellung der mehr Informationen über Handzeichen finden Sie unter dem Link http://diskussionshandzeichen.wordpress.com. Probieren Sie es aus: Sichtbare Körperarbeit kann manche Sitzung besser strukturieren als viele Worte.

„Unsere Meetings sind nicht effizient.“ Diesen Satz hören wir immer wieder. Doch Kosmetikkorrekturen wie das Einführen von Zeitmanagement oder einer Agenda, die Wahl von Internen ModeratorInnen oder der Kauf flexibel gestaltbarer Möbel ändern dran wenig. Warum? Nun, die Meetingkultur ist die sicht- und erlebbare Verdichtung der Organisationskultur. In einem Meeting sehen Sie ein Konzentrat dessen, was in einer Organisation gut oder eben schiefläuft. Drehen Sie an der Meetingschraube, dann beeinflusst das die ganze Organisation. Und da sich diese gerne bewahrt oder quer stellt, bleiben auch Meetingregeln ungelebt. Daher: nicht nur an einer Schraube drehen, es könnte die falsche sein. Betrachten Sie, was Sie bei Meetings am meisten stört und dann überlegen Sie, welche Entsprechung in der Gesamtorganisation das hat. An der richtigen Stelle gebohrt und geschraubt hält deutlich besser!